Кой не организира събития в днешно време? В океана от възможности е все по-важно да направите такова събитие, което да се отличи от останалите и да бъде запомнено.

Кои са най-важните елементи за това ни разказва Йоан Младенов, зам.-управител Събития & MICE на един от лидерите в събитийната индустрия в страната – Интер Експо Център.

Йоан Младенов

За мен топ приоритетите за всеки организатор следва да са няколко. Съдържанието, което ще бъде поднесено на публиката - то трябва да бъде ангажиращо вниманието и да носи висока информативна стойност. Подбирането на правилната аудитория, което е пряко свързано със самото съдържание. Ако аудиторията ни не се интересува от подготвените теми, дори и най-добрите лектори да говорят по тях, събитието е обречено. Избирането на подходящата локация и доверени и опитни подизпълнители за необходимите услуги и не на последно място, отличната координация в деня на събитието.

Вашият екип е експерт в домакинстването на събития. Кои са детайлите, на които един организатор трябва да обърне внимание, при избор на място за събитието си?

Критериите са много и със сигурност варират според вида събитие. Някои обаче са константни. На първо място локацията е добре да бъде разпознаваема и лесно достъпна, защото хората обичат да им бъде лесно и удобно. Интер Експо Център се радва на тези преимущества, защото стигането от центъра до тук с метро е за 16 минути, а възможностите за паркиране безплатно или на символична цена са много. Важно е още самото място да отговаря на стила и нивото на събитието. Ако то е висок клас специално събитие, нека и обстановката говори това. Нашият коз е, че сме мултифункционални – при нас се организират бизнес конференции, международни изложения, зрелищни концерти и бляскави специални събития. Не бива да се пропуска и елементът на комплексност. Колкото повече услуги и оборудване може да предложи даденото място, толкова по-олекотена ще бъде работата на организатора.

Кои услуги бихте определили като неделими от едно събитие?

Събитие без техника няма. Но е важно тя да бъде качествена и с добро техническо обслужване. Все пак това е част от съдържанието и би повлияло пряко на преживяването на аудиторията. Кетърингът е също важен елемент, особено при целодневните събития. Ако не бъде предвиден, то разпръсването на публиката е гарантирано. Шансът след това част от тях да не се върнат, да закъснеят или просто да остане горчив привкус е голям. Все по-често е необходим и стрийминг. Хората свикнаха да имат комфорта да избират дали да присъстват на живо или онлайн. Важно е обаче излъчването в интернет да бъде на високо ниво, за да не са пренебрегнати участниците пред екраните.

В началото казахте, че координацията в деня е също ключова. Дайте своята препоръка за тази дейност.

В Интер Експо Център този въпрос е решен като за всяко събитие има професионален координатор от наша страна. Той следи за подготовката и изпълнението на всички поети към организатора ангажименти и предоставени услуги: правилното функциониране на техниката, климатизацията, целият обслужващ персонал и съответно за координацията на всички процеси в деня на събитието, нужни за успешната му реализацията. В идеалния вариант клиентът също разполага с достатъчно компетентно лице от своя страна. Това прави двустранната комуникация безпроблемна и събитията се запомнят с безупречното им провеждане.